Hlavné pracovné zásady
Malý počet hlavných princípov, ktoré používam najčastejšie, sa vyvinul až v osobné zásady vhodné okrem pracovného aj pre osobný život. Sú to nasledovné:
1. Nikdy nestrať svoje poznanie
V nemanuálnej práci tvorí spracovanie informácie základný piliér činnosti, je doslova všeobjímajúcim princípom. Preto mnohé z ďalších rád môžu pôsobiť len ako špecifické podoby prvej zásady, nestrácať svoje poznanie. Aby som to vyjasnil, potrebujem sa venovať jednotlivým úrovniam, na akých sa informácie spracovávajú.
Na najnižšej úrovni uchovávame napríklad dočasnú informáciu o tom, kde sme boli počas úlohy prerušení, alebo aký bol výsledok menšej, nedeliteľnej úlohy. Ide teda o informácie, ktoré platia najkratší časový úsek a často ich nepotrebujeme ani s nikým zdieľať.
K prostrednej úrovni viažeme vedomosti týkajúce sa úloh a aktuálneho projektu. Tiež sú dočasné, ale môžu poslúžiť týždne až mesiace. Práve na tejto úrovni už informácie častejšie zdieľame s kolegami. Bývajú to postupy, ktoré môžeme potrebovať aj neskôr, prípadne ich môžu potrebovať zastupujúci zamestnanci v dobe našej neprítomnosti. Okrem schopnosti nájsť požadovanú informáciu tým zabezpečujeme, že sa kolegov nebudeme musieť tú istú otázku pýtať viackrát. Tiež býva vhodné mať zoznamy svojich dokončených úloh, ak je potrebné dokladovať svoju aktivitu, alebo pre prípady sporov s kolegami. Je rizikom, že pokiaľ kolegom ukážete svoje presné postupy, nájdu v nich chybu. Avšak býva lepšie odhaliť chybu skôr, ako keby ostala nepovšimnutá a napáchala viac škody. K tejto úrovni by som tiež priradil postrehy o práci kolegov, keďže firmy mávajú zavedené pravidelné kolá poskytovania vzájomnej spätnej väzby.
Na najvyššej úrovni si uchovávame vedomosti, ktoré si chceme podržať natrvalo, aj mimo súčasného projektu či firmy. Najčastejšie sa týkajú nástrojov alebo vhodných rutín používaných v práci. Práve tieto vedomosti sú najcennejšie a preto sa ich moja zásada týka najviac. Je ľahšie svoj poznatok udržať, ako ho musieť objavovať nanovo. Môžeme sem zaradiť aj ukážkové vypracovania úloh, pretože podobné príklady sa niekdy vyžadujú v pracovných pohovoroch.
Verím, že vyspelosť človeka býva vzájomne previazaná s tým, ako pracuje s informáciami. Na zjednodušenom príklade vidieť, že osoba, ktorá si nezapíše radu (alebo nápad), ju následne zabudne, dôsledkom čoho ju nemôže použiť a vidieť jej výsledok. Jednostranné zdôrazňovanie iba tzv. „kreatívneho myslenia“ sa mi zdá chybné, pretože ide len o jednu fázu procesu. Až keď je myšlienka zachytená, uvedená do praxe a vyhodnotený jej prínos, prípadne až keď splodila ďalší nápad, vtedy dovŕšila celý životný cyklus.
Aj zbieranie poznania má svoje obmedzenie: je ním predpoklad, že neskôr budeme mať príležitosť alebo čas poznatky znova využiť. Tento predpoklad samozrejme nemusí byť vždy splnený a je častejšie platný pre zamestnancov držiacich sa podobných pracovných rolí, tj. nesnažiacich sa preskakovať medzi pozíciami, ktoré nemajú žiadnu príbuznosť, ani analógiu.
2. Mysli v objektoch/inštanciách
Vo veľkých korporátoch je lineárne myslenie berúce do úvahy len jeden objekt či jeden prebiehajúci proces pomerne vzácne. Takmer každý objekt môže mať rozdielne verzie a nemyslím tým verzie chronologické, ale inštancie bežiace paralelne pri sebe, líšiace sa v nejakej vlastnosti. Ak si napríklad zvolíme vytvoriť výukový text určený novým zamestnancom, musíme sa opýtať: „Pre akú rolu zamestnanca je určený? Ktorá organizačná jednotka ho bude používať? Pre ktorú krajinu je určený a v akom jazyku či jazykoch by mal byť napísaný? Má byť určený len pre interných zamestnancov, alebo aj pre externých?“ Na tomto príklade vidieť, koľko možných inštancií dokumentu je možné vytvoriť. Tiež to ilustruje, že odovzdanie skúseností prostredníctvom textu je začiatkom umenia zaškoľovania. Jeho pokračovaním je napísanie textov tak, aby sa boli schopné rozšíriť do rôznych podôb s minimálnou námahou. Tak budú mať na firmu najväčší pozitívny dopad s ušetrením námahy.
Domnievam sa, že tréning „myslenia v inštanciách“ je užitočný pre rozširovanie istého druhu mentálnej kapacity. Ak máme na pamäti, že všetko môže mať odlišné inštancie, ľahšie si vytvárame o týchto objektoch svoj vlastný mentálny model. A tento typ myslenia je zas vzdialene podobný tomu, keď zbierame podnety k rôznym témam naraz, pretože aj v ňom musíme držať rôzne objekty v mysli paralelne. Vďaka tomu môžeme prečítať jednu knihu iba raz, ale vyťažiť z nej impulzy ku viacerým témam, ktoré nás zaujímajú – a potenciálne tak aj ušetriť svoj čas. Rozdielom je tu, že medzi inštanciami vidíme nejaký vzťah, prepája ich aspoň jedna vlastnosť, kým naše koníčky takéto vzájomné prepojenie mať nemusia.
3. Buď pripravený odísť
Bol som nemilo prekvapený, keď sa mi nechcene podarilo porušiť prvú zásadu o držaní svojho poznania. Stalo sa to, keď som podpísal dohodu o skončení pracovného pomeru a následne zistil, že napriek predošlému zálohovaniu svojich súborov a príprave na odchod som zabudol na niektoré poznámky z kurzov, kým iné boli deformované. Tak som o časť svojho poznania prišiel. Z tejto skúsenosti som si vzal ponaučenie: všetky poznatky, ktoré viem využiť aj mimo môjho nového zamestnania sa už snažím umiestňovať tak, aby som o nich už nemohol prísť. Tak som pripravený odísť, pretože tie najcennejšie poznatky si stále vezmem so sebou. Také zálohovanie môžeme považovať za skombinovanie prvej a druhej zásady, pretože tu máme dočinenie s vytváraním bázy znalostí (1.zásada), ale v určitej inštancii (2.zásada), ktorá je súkromná a neprídem o prístup k nej ani po odhlásení z firemných systémov. Potápajúcej sa lodi sa vždy máva lepšie, keď máte mešec zlatých mincí priviazaný na svojom opasku, nie v jej podpalubí.
Na najnižšej úrovni uchovávame napríklad dočasnú informáciu o tom, kde sme boli počas úlohy prerušení, alebo aký bol výsledok menšej, nedeliteľnej úlohy. Ide teda o informácie, ktoré platia najkratší časový úsek a často ich nepotrebujeme ani s nikým zdieľať.
K prostrednej úrovni viažeme vedomosti týkajúce sa úloh a aktuálneho projektu. Tiež sú dočasné, ale môžu poslúžiť týždne až mesiace. Práve na tejto úrovni už informácie častejšie zdieľame s kolegami. Bývajú to postupy, ktoré môžeme potrebovať aj neskôr, prípadne ich môžu potrebovať zastupujúci zamestnanci v dobe našej neprítomnosti. Okrem schopnosti nájsť požadovanú informáciu tým zabezpečujeme, že sa kolegov nebudeme musieť tú istú otázku pýtať viackrát. Tiež býva vhodné mať zoznamy svojich dokončených úloh, ak je potrebné dokladovať svoju aktivitu, alebo pre prípady sporov s kolegami. Je rizikom, že pokiaľ kolegom ukážete svoje presné postupy, nájdu v nich chybu. Avšak býva lepšie odhaliť chybu skôr, ako keby ostala nepovšimnutá a napáchala viac škody. K tejto úrovni by som tiež priradil postrehy o práci kolegov, keďže firmy mávajú zavedené pravidelné kolá poskytovania vzájomnej spätnej väzby.
Na najvyššej úrovni si uchovávame vedomosti, ktoré si chceme podržať natrvalo, aj mimo súčasného projektu či firmy. Najčastejšie sa týkajú nástrojov alebo vhodných rutín používaných v práci. Práve tieto vedomosti sú najcennejšie a preto sa ich moja zásada týka najviac. Je ľahšie svoj poznatok udržať, ako ho musieť objavovať nanovo. Môžeme sem zaradiť aj ukážkové vypracovania úloh, pretože podobné príklady sa niekdy vyžadujú v pracovných pohovoroch.
Verím, že vyspelosť človeka býva vzájomne previazaná s tým, ako pracuje s informáciami. Na zjednodušenom príklade vidieť, že osoba, ktorá si nezapíše radu (alebo nápad), ju následne zabudne, dôsledkom čoho ju nemôže použiť a vidieť jej výsledok. Jednostranné zdôrazňovanie iba tzv. „kreatívneho myslenia“ sa mi zdá chybné, pretože ide len o jednu fázu procesu. Až keď je myšlienka zachytená, uvedená do praxe a vyhodnotený jej prínos, prípadne až keď splodila ďalší nápad, vtedy dovŕšila celý životný cyklus.
Aj zbieranie poznania má svoje obmedzenie: je ním predpoklad, že neskôr budeme mať príležitosť alebo čas poznatky znova využiť. Tento predpoklad samozrejme nemusí byť vždy splnený a je častejšie platný pre zamestnancov držiacich sa podobných pracovných rolí, tj. nesnažiacich sa preskakovať medzi pozíciami, ktoré nemajú žiadnu príbuznosť, ani analógiu.
2. Mysli v objektoch/inštanciách
Vo veľkých korporátoch je lineárne myslenie berúce do úvahy len jeden objekt či jeden prebiehajúci proces pomerne vzácne. Takmer každý objekt môže mať rozdielne verzie a nemyslím tým verzie chronologické, ale inštancie bežiace paralelne pri sebe, líšiace sa v nejakej vlastnosti. Ak si napríklad zvolíme vytvoriť výukový text určený novým zamestnancom, musíme sa opýtať: „Pre akú rolu zamestnanca je určený? Ktorá organizačná jednotka ho bude používať? Pre ktorú krajinu je určený a v akom jazyku či jazykoch by mal byť napísaný? Má byť určený len pre interných zamestnancov, alebo aj pre externých?“ Na tomto príklade vidieť, koľko možných inštancií dokumentu je možné vytvoriť. Tiež to ilustruje, že odovzdanie skúseností prostredníctvom textu je začiatkom umenia zaškoľovania. Jeho pokračovaním je napísanie textov tak, aby sa boli schopné rozšíriť do rôznych podôb s minimálnou námahou. Tak budú mať na firmu najväčší pozitívny dopad s ušetrením námahy.
Domnievam sa, že tréning „myslenia v inštanciách“ je užitočný pre rozširovanie istého druhu mentálnej kapacity. Ak máme na pamäti, že všetko môže mať odlišné inštancie, ľahšie si vytvárame o týchto objektoch svoj vlastný mentálny model. A tento typ myslenia je zas vzdialene podobný tomu, keď zbierame podnety k rôznym témam naraz, pretože aj v ňom musíme držať rôzne objekty v mysli paralelne. Vďaka tomu môžeme prečítať jednu knihu iba raz, ale vyťažiť z nej impulzy ku viacerým témam, ktoré nás zaujímajú – a potenciálne tak aj ušetriť svoj čas. Rozdielom je tu, že medzi inštanciami vidíme nejaký vzťah, prepája ich aspoň jedna vlastnosť, kým naše koníčky takéto vzájomné prepojenie mať nemusia.
3. Buď pripravený odísť
Bol som nemilo prekvapený, keď sa mi nechcene podarilo porušiť prvú zásadu o držaní svojho poznania. Stalo sa to, keď som podpísal dohodu o skončení pracovného pomeru a následne zistil, že napriek predošlému zálohovaniu svojich súborov a príprave na odchod som zabudol na niektoré poznámky z kurzov, kým iné boli deformované. Tak som o časť svojho poznania prišiel. Z tejto skúsenosti som si vzal ponaučenie: všetky poznatky, ktoré viem využiť aj mimo môjho nového zamestnania sa už snažím umiestňovať tak, aby som o nich už nemohol prísť. Tak som pripravený odísť, pretože tie najcennejšie poznatky si stále vezmem so sebou. Také zálohovanie môžeme považovať za skombinovanie prvej a druhej zásady, pretože tu máme dočinenie s vytváraním bázy znalostí (1.zásada), ale v určitej inštancii (2.zásada), ktorá je súkromná a neprídem o prístup k nej ani po odhlásení z firemných systémov. Potápajúcej sa lodi sa vždy máva lepšie, keď máte mešec zlatých mincí priviazaný na svojom opasku, nie v jej podpalubí.
Zároveň tu vidíme, že aj súkromné informácie, ktoré s nikým nezdieľame, môžu byť umiestnené na cloude. Získavame tak ich lepšiu dostupnosť a nezávislosť od pevného disku jedného zariadenia.
4. Neuč sa osamote
Kým predošlá zásada, pripravenosť odísť, pracovala so súkromnou inštanciou zaznamenaných poznatkov, táto bude pracovať naopak, so zdieľateľnou inštanciou. V súčasnosti sa informácie prostredníctvom Internetu zdieľajú vykonaním niekoľkých klikov – je nesmierne ľahké zo súkromnej inštancie urobiť verejnú, pokiaľ ide o informácie na to vhodné. Zdieľanie sa deje v intervaloch medzi desatinami sekundy až minútami, teda ide o krátke časové jednotky. Tie ani nebývajú na náš úkor – kým sa informácie zdieľajú, pracujeme s počítačom aj inak. Skrátka, v dnešnej dobe sa oplatí zdieľať omnoho viac, ako v dobe kníhtlače, ktorá začala v 15.storočí. Preto mi pripadá učenie sa nových poznatkov úplne izolovane od ostatných, ako mrhaním príležitostí a možností pomáhať aj cudziemu rastu. Učenie sa v izolácií by som teda očakával skôr od ľudí, ktorí sa so zdieľaním necítia dosť bezpečne.
Už vyššie som naznačil možnosť sebarealizácie v práci prostredníctvom zaškoľovania novších kolegov alebo písania materiálov pre nich. Práve v tejto oblasti som cítil značný posun: kým v predošlom zamestnaní mi trvalo takmer 3 roky uvedomiť si túto možnosť, v novom zamestnaní som prvé nápady na zber informácií dostal už na tretí deň. Využil som vyššie zmienenú pozornosť pre rôzne paralelne zbierané podnety. Pre firmu je ideálne využiť čerstvý pohľad nového zamestnanca. Tiež je ideálne, aby každý odborník robil cestu zaškoľovania hladšou a je len osobnou výhodou výjsť tomuto procesu naproti. Už od svojich začiatkov je možné zbierať rôzne druhy informácií, ako sú skratky, pojmy s ich vysvetleniami, pracovné postupy, či plánované opakujúce sa aktivity, ako sú rôzne odstávky a rutiny. Azda sa ľudia nechávajú ľahko odradiť tým, že sprvu nevidia v prijatých informáciách nejakú štruktúru. Ja však tvrdím, že práve vytváranie svojej vlastnej štruktúry je zábavou, navyše úplne zhodnou s blogovaním. Budovanie poznania –rovnako ako písanie článku- funguje dobre, ak smeruje zdola nahor, tj. od konkrétnych informácií cez ich spájanie do väčších celkov, až do povedomia o celom systéme.
Keď sa zdieľané učenie pokúsime aplikovať v súkromnom živote, môžu tak vzniknúť napríklad experimenty so zdieľaním poznámok z kníh, alebo iných médií. Samozrejme je pri nich nutné dodržať zrozumiteľnosť a ideálne aj zaviesť pre nich jednotné normy. Podobne, ako časovo náročnejšie recenzovanie, môže zdieľanie dobrých poznámok poskytnúť prehľad o diele, pomôcť k rozhodnutiu, či si dielo kúpiť alebo ho zaradiť medzi priority, či dokonca ukázať vhodné citácie hodiace sa do tém zaujímavých pre našich známych. Je to práve ochota pointu knihy opísať vlastnými slovami, ktorá spôsobuje, že sa z nej toho naučíme oveľa viac a prípadne ju nebudeme musieť čítať znova (alebo aspoň nie celú), a tým ušetriť aj svoj vlastný čas.
5. Pracuj s inboxmi
Zamestnanie zvykne dobre ukazovať schopnosť manažovať seba. Väčšina zamestnancov ešte zvládne splniť si základné povinnosti, o niečo menej je takých, ktorí sa snažia uplatňovať vlastné nápady. Najbezpečnejšou stratégiou je držať vo svojich inboxoch informáciu o príchodzej úlohe nespracovanú dovtedy, pokým nie je dokončená a až potom aktualizovať inbox(y). Nemôžeme potom doplatiť na nechcené vyrušenie. Zamestnanie ďalej býva špecifické tým, že okrem priameho rozhovoru používa aj komunikačné systémy a tak sa úloha väčšinou nestratí, skôr naopak – býva vyznačená statusom hneď vo viacerých systémoch naraz a preto je ťažšie prehliadnuť ju.
V osobnom živote to býva naopak: tak, ako nápady, aj textové správy prichádzajú iba raz a snáď 80% ľudí sa zvykne v komunikácii strácať a zabúdať na správy, ktoré prečítali a mali v úmysle reagovať neskôr. Neoznačia svoje správy ako neprečítané a následne nemôžu pokračovať v komunikácii, na ktorú zabudli. Práve preto som si určil zvyk pripomínať sa ľuďom čo najmenej, alebo sa vôbec nepripomínať. Zmyslom tohto zvyku je nechať ľudí nevhodných na spoluprácu, aby sa z nej vylúčili sami. Ľudia so zlou organizáciou seba, ďalší neberúci ostatných vážne, či nehľadiaci na to, že sa pri nich cítete ako žobrák o pozornosť, predsa nemôžu byť vhodnými partnermi na spoluprácu.
4. Neuč sa osamote
Kým predošlá zásada, pripravenosť odísť, pracovala so súkromnou inštanciou zaznamenaných poznatkov, táto bude pracovať naopak, so zdieľateľnou inštanciou. V súčasnosti sa informácie prostredníctvom Internetu zdieľajú vykonaním niekoľkých klikov – je nesmierne ľahké zo súkromnej inštancie urobiť verejnú, pokiaľ ide o informácie na to vhodné. Zdieľanie sa deje v intervaloch medzi desatinami sekundy až minútami, teda ide o krátke časové jednotky. Tie ani nebývajú na náš úkor – kým sa informácie zdieľajú, pracujeme s počítačom aj inak. Skrátka, v dnešnej dobe sa oplatí zdieľať omnoho viac, ako v dobe kníhtlače, ktorá začala v 15.storočí. Preto mi pripadá učenie sa nových poznatkov úplne izolovane od ostatných, ako mrhaním príležitostí a možností pomáhať aj cudziemu rastu. Učenie sa v izolácií by som teda očakával skôr od ľudí, ktorí sa so zdieľaním necítia dosť bezpečne.
Už vyššie som naznačil možnosť sebarealizácie v práci prostredníctvom zaškoľovania novších kolegov alebo písania materiálov pre nich. Práve v tejto oblasti som cítil značný posun: kým v predošlom zamestnaní mi trvalo takmer 3 roky uvedomiť si túto možnosť, v novom zamestnaní som prvé nápady na zber informácií dostal už na tretí deň. Využil som vyššie zmienenú pozornosť pre rôzne paralelne zbierané podnety. Pre firmu je ideálne využiť čerstvý pohľad nového zamestnanca. Tiež je ideálne, aby každý odborník robil cestu zaškoľovania hladšou a je len osobnou výhodou výjsť tomuto procesu naproti. Už od svojich začiatkov je možné zbierať rôzne druhy informácií, ako sú skratky, pojmy s ich vysvetleniami, pracovné postupy, či plánované opakujúce sa aktivity, ako sú rôzne odstávky a rutiny. Azda sa ľudia nechávajú ľahko odradiť tým, že sprvu nevidia v prijatých informáciách nejakú štruktúru. Ja však tvrdím, že práve vytváranie svojej vlastnej štruktúry je zábavou, navyše úplne zhodnou s blogovaním. Budovanie poznania –rovnako ako písanie článku- funguje dobre, ak smeruje zdola nahor, tj. od konkrétnych informácií cez ich spájanie do väčších celkov, až do povedomia o celom systéme.
Keď sa zdieľané učenie pokúsime aplikovať v súkromnom živote, môžu tak vzniknúť napríklad experimenty so zdieľaním poznámok z kníh, alebo iných médií. Samozrejme je pri nich nutné dodržať zrozumiteľnosť a ideálne aj zaviesť pre nich jednotné normy. Podobne, ako časovo náročnejšie recenzovanie, môže zdieľanie dobrých poznámok poskytnúť prehľad o diele, pomôcť k rozhodnutiu, či si dielo kúpiť alebo ho zaradiť medzi priority, či dokonca ukázať vhodné citácie hodiace sa do tém zaujímavých pre našich známych. Je to práve ochota pointu knihy opísať vlastnými slovami, ktorá spôsobuje, že sa z nej toho naučíme oveľa viac a prípadne ju nebudeme musieť čítať znova (alebo aspoň nie celú), a tým ušetriť aj svoj vlastný čas.
5. Pracuj s inboxmi
Zamestnanie zvykne dobre ukazovať schopnosť manažovať seba. Väčšina zamestnancov ešte zvládne splniť si základné povinnosti, o niečo menej je takých, ktorí sa snažia uplatňovať vlastné nápady. Najbezpečnejšou stratégiou je držať vo svojich inboxoch informáciu o príchodzej úlohe nespracovanú dovtedy, pokým nie je dokončená a až potom aktualizovať inbox(y). Nemôžeme potom doplatiť na nechcené vyrušenie. Zamestnanie ďalej býva špecifické tým, že okrem priameho rozhovoru používa aj komunikačné systémy a tak sa úloha väčšinou nestratí, skôr naopak – býva vyznačená statusom hneď vo viacerých systémoch naraz a preto je ťažšie prehliadnuť ju.
V osobnom živote to býva naopak: tak, ako nápady, aj textové správy prichádzajú iba raz a snáď 80% ľudí sa zvykne v komunikácii strácať a zabúdať na správy, ktoré prečítali a mali v úmysle reagovať neskôr. Neoznačia svoje správy ako neprečítané a následne nemôžu pokračovať v komunikácii, na ktorú zabudli. Práve preto som si určil zvyk pripomínať sa ľuďom čo najmenej, alebo sa vôbec nepripomínať. Zmyslom tohto zvyku je nechať ľudí nevhodných na spoluprácu, aby sa z nej vylúčili sami. Ľudia so zlou organizáciou seba, ďalší neberúci ostatných vážne, či nehľadiaci na to, že sa pri nich cítete ako žobrák o pozornosť, predsa nemôžu byť vhodnými partnermi na spoluprácu.
6. Pracuj s plánovaním
Podobne ako v práci, aj v súkromnom živote sa oplatí na svoje účely používať tabuľku sledujúcu rozpracované, plánované a hotové úlohy. Pomáha to vidieť, či si berieme správne množstvo úloh v čase, aby sa žiadna rozpracovaná neprepadla do zabudnutia. S takou tabuľkou je ľahké venovať úlohám viac času, dokonca sa preklopiť k workoholizmu. Zrazu bude ťažké plytvať čas na hocičo nepodstatné. Horšie už je, že bude aj ťažšie opýtať sa: „Ako by som si mohol oddýchnuť?“ Daná tabuľka sa mi ukázala efektívnejšia, než týždenný plán s ultimátmi na splnenie úloh. Časový limit totiž tlačil na splnenie konkrétnych úloh, na ktoré môže mať človek naozajstnú chuť iba raz za čas. Preto bol násilný v prospech malému počtu úloh, ale nevyužíval náladu robiť niečo iné, stále produktívne. Naopak, tabuľka rozpracovaných úloh obsahuje rôznorodé nápady a keď si z nich môžem vybrať, väčšinou tak urobím viac práce.
Či už život vnímame v horšom prípade ako boj alebo pracovisko, v lepšom prípade ako pole pre sebarealizáciu, vždy to býva v niekoľkých oblastiach naraz. A preto čokoľvek, čo nám pomáha tieto oblasti sledovať a usporiadať, je cennou pomocou. Dokončené úlohy môžu vytvoriť prehľad o približnom objeme súkromných záležitostí, ktoré stihneme na jednotku času, napríklad za mesiac. To nám potom dovolí utvoriť si predstavu o tom, čo je realistické zvládnuť za nasledovné obdobie.
Porovnanie výsledkov v práci a v súkromí by pre väčšinu ľudí pracujúcich na plný úväzok ukazovalo, že toho v práci stihnú s prehľadom viac, ako v osobných plánoch. Dôležité je vziať si z toho poučenie: v tom, čo nie je zaradené do denného, alebo aspoň týždenného programu, ťažko čakať významný posun. Myslieť si opak sa mi zdá príliš naivné. Uznávam, že čítať, počítať, alebo bicyklovať sa človek takmer nemôže zabudnúť. Avšak čím zložitejšia je činnosť a čím vyššie umenie si žiada, tým ľahšie sa v nej stagnuje a upadá, ak nie je zaradená do pravidelného programu.
Špecifický druh plánovania odporúčam vytvoriť aj pre periodicky sa opakujúce povinnosti – predovšetkým lekárske a úradné. Ak uvážime len niekoľko lekárov a úradných povinností, vznikne súbor prinajmenšom šiestich opakujúcich sa aktivít. Ak ľudia zabúdajú napríklad na ročnú preventívnu prehliadku u dentistu, ako ľahko zabudnú na aktivity s nižšou frekvenciou? Len si pomyslite na vydanie nového občianskeho preukazu (raz za 10 rokov), alebo očkovanie proti tetanu (raz za 15 rokov), ak sa nechcete spoliehať na to, že vás na blížiaci sa termín upozorní niekto iný. Náš život, presnejšie všetky jeho oblasti sú len našou zodpovednosťou a čakať nejakú záchranu znamená byť lapený v eskapizme.
Vyššie som zmienil dobrovoľné prispievanie k chodu firmy a vlastné iniciatívy pre jej zlepšenia. Niekto sa môže opýtať: „Prečo to vôbec robiť? Prečo nerobiť iba to najnutnejšie minimum, aby ma firma nevyhodila?“ Chápem obavy z toho, aby nebol zamestnanec využívaný stále narastajúcimi požiadavkami nadriadeného a aby na neho nehádzali svoje povinnosti aj iní zamestnanci, ak ukáže svoju kompetenciu. Iná námietka tvrdí, že je mrhaním síl pracovať lepšie, ako iní zamestnanci, ktorí dostanú rovnakú plácu bez snahy. Takéto javy sú však častejšie v zlých firmách a oddeleniach, z ktorých sa dá s pevnou vôľou prepracovať do lepších.
Menej pochopiteľné je nastavenie ľudí šíriacich podobné názory: nevidel som u nich žiadnu formu investície do seba, žiadne zdokonaľovanie sa ani v súkromnom živote. Preto nutne touto filozofiou opovrhujem ako neprípustnou a nazval som ju „dobrovoľnou slabosťou“. Nie je v nej totiž odrazené, že v dobrej firme sú iniciatívy vítané a oceňované aj finančne, taktiež, že je zdravé vo firme rásť a budovať si svoje meno. Sebarealizácia je tiež veľmi uspokojivá, je skrytým benefitom práce. Navyše, v časoch krízy budú ako prví prepustení tí najpasívnejší zamestnanci a tak nemusia zmeny finančne ustáť. Ak by sa personalisti z ďalších firiem –hoci neoficiálne- dozvedeli o slabých výkonoch kandidáta v minulej firme, mali by predpokladať, že ako robil jednu vec, tak bude robiť všetky. Personalisti neradi najímajú častých prebehlíkov medzi firmami a počet firiem na prechod bude vždy obmedzený. Začínať v každej firme od začiatku, od najnižších pozícií jej priečok, znamená zamrznúť. Znamená to ušlý zisk prinajmenšom trojnásobne: 1.na rozvoji skúseností do hĺbky vo vybranej oblasti, 2.na mzde, 3.na výnosoch z investícií, do ktorých mohol lepšie zarábajúci človek vraziť viac peňazí.
V takomto prístupe ide o zanedbávanie vlastnej budúcnosti a podpory svojej rodiny. Namiesto snahy o silu a produktivitu, s ktorými sa spája schopnosť poskytnúť pomoc, je to riskovanie, že pomoc budeme potrebovať a tým zaťažovať okolie. Myslím si, že ľudia takto konajúci nemajú dostatočne radi seba a ani svoje okolie, pretože inak by k veci pristupovali zodpovednejšie. Utekajú od reality ku konzumu fantázií, namiesto toho, aby sa snažili nájsť spôsoby, ako ideály stvárniť v našom obmedzenom svete. Ignorujú, že v našom svete je sila skôr nutnosťou, ako voľbou. Tak si cez ľahké rozhodnutia tvoria ťažkú budúcnosť.
Pre tieto dôvody sa od „dobrovoľnej slabosti“ musím dištancovať, aj za cenu, že budem znieť arogantne. Beriem pritom do úvahy aj skúsenosti s narcistami a egomaniakmi, vrátane šéfa v predošlej práci. Viem, že ak sa človek snaží ukázať ako lepší a nadradený, ukazuje tým skôr, že je pre svoje nafúknuté ego v skutočnosti podradný.
Menšie inšpirácie z práce
Ďalšie zoradené tipy hodnotím ako využiteľné v menšom množstve situácií, než šesť vyššie zmienených hlavných zásad. Pre jednoznačnosť v ich číslovaní pokračujem od zásad ďalej, naväzujúc od čísla 7.
7. Pri práci so zložitými úlohami som zistil, že ako prvý krok je najlepšie zamerať sa na systém trackovania, tj. značenia postupu. Je potrebné si jednoznačný systém vytvoriť sám, alebo si ho vyžiadať od kolegov. Ak totiž pri spracovaní zložitej úlohy zlyháme v jej trackovaní, hrozí, že budeme musieť začať nanovo a tým premrháme množstvo času. Problémom tu je, že pravidlá trackovania často nevieme vytvoriť vopred, ale až po plnom porozumení úlohe, a to často prichádza až po jej načatí.
8. Aj v zamestnaní možno používať vizualizáciu. Nejde však o nekonečné opakovanie toho istého vizualizovaného scenára. Naopak, ide o vizualizáciu rôznorodých situácií, aby sme ich predpokladali vopred a boli na ne pripravení. Tak sa predstavivosť používa v prospech predvídavosti a umožňuje vyhnúť sa neželaným rizikám, alebo nájsť dodatočné zlepšenia. Tento druh cvičenia opisoval Maxwell Maltz vo svojej knihe Psychokybernetika.
9. Fishbone diagramy: sú to veľmi jednoduché nákresy, s pomocou ktorých sa snažíme nájsť závislosti medzi výsledkom a jeho príčinami. Príčiny tu predstavujú imaginárne rebierka, ktoré sa spolu spájajú v chrbtici danej ryby, ako hovorí meno diagramu. Hoci sa taký nástroj zdá banálny, je pozoruhodné, aké účinné je používať ho, a aké problémy môže spôsobiť jeho ignorovanie. Kým v predošlom bode sme hovorili o možných budúcich scenároch, následkoch vyplývajúcich zo súčasnosti, pri fishbone diagramoch sa snažíme spätne nájsť príčiny aktuálneho stavu, teda sa môžu týkať minulosti.
10. Pri pocite nedostatku sústredenosti a odporu k úlohe sa mi vyplatil prístup jednoducho neotáľať a do úlohy sa surovo ponoriť. Prvý krok býva obvykle najťažší, pretože prekonáva momentálnu nechuť. Avšak po jej prekonaní sa všetko stáva ľahším: človek s prekvapením zisťuje, že sa na úlohu naladil a vie sa na ňu sústrediť, nájsť kroky na jej spracovanie. Podobnou stratégiou je začať pracovať na úlohe hneď od rána: „skôr, než sa zobudím a začne mi prekážať, že pracujem“. Sústredenie sa môže stať príjemným samo osebe, aj vtedy, ak je jeho predmetom niečo neutrálne, od čoho sme odosobnení.
11. Keďže pracovné úlohy a nástroje majú množstvo závislostí, niekedy sa stanú nepripravenými alebo nedostupnými. Vtedy využívame schopnosť preladiť svoju činnosť na inú úlohu s čo najmenším reptaním, že plány boli zmenené. Manažéri vás vždy radi poučia o tom, že „čas je nenávratným zdrojom.“ Počúva sa to vždy zle, avšak majú pravdu v tom, že hotová práca je cennejšia, ako bezduché nadávanie, ktoré na situácii ajtak nič nezmení. Pozoroval som na sebe, že hudba (švédska kapela Sabaton) ma bola schopná počas jej počúvania v práci sfanatizovať pre navýšenie výkonnosti.
12. V rámci priorít býva často odporúčané začať najskôr pracovať na tých najväčších, najdôležitejších úlohách. No zistil som, že mi vyhovuje iný prístup – dobre sa začína s menšími úlohami „na zahriatie“. Taktiež pri práci s menšími úlohami vieme zistiť, či sú produkty alebo nástroje v poriadku. Skutočne v nich nechceme zistiť vadu uprostred veľkej úlohy, ktorá by preto musela byť spustená odznova a tým sa vyplytval náš čas. Z môjho pohľadu je teda vhodnejšie použiť malú úlohu ako návnadu na zistenie, či sa vôbec oplatí začínať s väčšou.
13. Aj zamestnanec je len človek a niekedy si chce oddýchnuť, alebo si nevyužitý čas v práci ukradnúť pre seba. Chyba, my nekradneme. My rekvirujeme! No keď už chceme rekvirovať čas pre seba, je veľmi vítaná transparentnosť šéfa, alebo samotného systému, aby sme vedeli, či v zásobníku náhodou nestriehnu nepozorovane nové úlohy. Bez takého uistenia sa totiž riskujeme, že bude šéf stepovať z jednej nohy na druhú v čakaní na to, kedy mu ohlásime splnenie predošlej úlohy a bude nás považovať za neprimerane pomalých. Čas bez úlohy je okrem súkromných záležitostí možné využiť na vyššie zmienené iniciatívy pre firmu, alebo napríklad online tréning prstokladu. Pozeranie videí a mémov je digitálnou obdobou „opierania sa o lopatu“, avšak netreba si namýšľať, že zamestnanecké počítače sú kompletne bez monitorovania, keďže väčšina firiem nejaké záznamy o aktivitách zamestnancov spravidla drží.
14. Keď už píšem o monitorovaní zamestnancov, aj to existuje v niekoľkých kategóriách. Samozrejme tým hlavným bude len vytváranie pasívnych záznamov, ktoré nebude skúmať ani živá duša, pokiaľ sa nič kritického nestane. Avšak rôzne pracovné nástroje vytvárajú záznamy tiež a z nich môžu priami spolupracovníci vidieť pomerne presne, či sme pracovali na úlohe správne, alebo sme preskočili či odflákli nejaké detaily. Tiež by mohli vidieť, či sme nepresiahli naše právomoci. Skryté spôsoby kontrolovania zamestnancov teda obvykle existujú, nie je to však sledovanie cez kameru, ako si ľudia namýšľajú. Zamestnanec by ich mal poznať z oboch pohľadov - ako podriadený, aj nadriadený.
15. Spolupráca s kolegami je skvelou príležitosťou na trénovania explicitnej komunikácie – akékoľvek nepovedané predpoklady sa môžu stať kameňom úrazu a viesť k natiahnutiu práci na úlohe. Obvykle pri komunikácii preferujem písaný text, pretože sa k nemu je možné vrátiť, čo býva pri inštrukciách dôležité. Jedným z rizík pri riešení problému je nedokončiť komunikáciu a myslieť si, že riešenie je na niekom inom. To isté si môže myslieť aj kolega a tak by malo byť explicitne povedané, kto bude za riešenie zodpovedný. Inak nemožno komunikáciu považovať za dokončenú.
16. Služobne mlaších kolegov je niekedy možné naviesť na odpoveď k ich otázke svojou vlastnou protiotázkou: „Kde by si hľadal/a, ak by som bol nedostupný?“ Samozrejme tu nejde o strieľanie si z nich a ani o ich odbitie. Protiotázka sa kladie, iba ak odpoveď je niekde uvedená. Ide o snahu vybudovať v nich tak dobré poznanie podmienok a prostredia, aby vedeli nájsť odpovede samostatne, keď im nikto nebude môcť poradiť. Je to posúvanie sa od „darovania ryby“, teda jednej odpovede, k naučeniu, aby sami vedeli „rybárčiť“, teda odvodiť si odpovede.
17. Aj pracovisko, žiaľ, býva miestom pre hádky a intrigy, s čím je nutné počítať. Zažil som, že jeden kolega sa snažil získať moju pomoc pre dokázanie zlých výsledkov ďalšieho kolegu z tímu. V tomto prípade aspoň bol v práve, pretože problémový muž bol podozrievaný z paralelnej práce pre dve spoločnosti, aby poberal dva platy za slabé výsledky v oboch firmách. Tiež sa mi podarilo zažiť, ako bol deziterpretovaný môj dobrý zámer. Pracoval som cez dobrovoľný nadčas, aby som zvládol nápor povinností na projekte, ktoré by sa sotva dali riešiť inak a pripravil si dobré podmienky na ďalší týždeň. No manažérka to nepochopila ako cítenie zodpovednosti za projekt (tzv. vlastníctvo - ownership), ale ako neschopnosť plniť si povinnosti v pracovnom čase, a teda ako niečo zlé. Asi nebola najostrejšou ceruzou v peračníku.
18. Pozorovanie nadriadených z pozície podriadeného pomáha pochopiť vopred, ako chceme viesť iných, keď sa do vyššej pozície dostaneme. Je rozumné mať na pamäti fungovanie motivácie: ak je nadriadený príjemným človekom, je prirodzené chcieť mu pomôcť, aby netrpel v krízových obdobiach. No ak je to idiot, motivácia je iná – zamestnanec by ho rád videl potopiť sa, lenže nemôže, a tak mu pomáha iba z nutnosti a s veľkou nechuťou. Nadriadený, ktorý je naozaj idiot, len spomaľuje procesy, pretože ľudia za ním nechcú ísť pre riešenie otázok a problémov. Navyše musia viac času a mentálnej kapacity obetovať aj na prípravu obhajoby svojich postupov, než v uvoľnenom prostredí – musia myslieť na to, za čo by ich nadriadený zhadzoval. Problémom býva, že pre takého nadriadeného je všetko zle, aj opačné prístupy: „pýtať sa ho bez vlastného zisťovania”, rovnako ako „strávenie množstva času na úlohe”.
19. V predošlom bode sme si všimli výmenu medzi podriadenou a nadriadenou pozíciou, ktorá sa má udiať po kariérnom raste, avšak uvažujeme o nej vopred. Tiež sme sa už zaoberali hľadaním následkov v bode 8 a opačným hľadaním, tj. hľadaním príčin v bode 9. Tieto dva tipy sa teda vzájomne zrkadlili. Podobnú výmenu alebo prevrátenie môžeme uskutočniť takmer kdekoľvek. Okrem otázky „Čo zo zamestnania môžem uplatniť vo svojom súkromí?” sa potom pýtame: „Čo zo svojich záujmov a vášní môžem uplatniť v zamestnaní?” Mať neustále v pamäti tento princíp výmeny pomáha v súkromí veľmi rýchlo kontrolovať, či si na iných ľuďoch nič neprojektujeme… a samozrejme, či oni nič neprojektujú na nás. Tiež nám pomáha prenášať užitočné princípy navzájom medzi rozdielnymi oblasťami nášho života a tak každú dôležitú skúsenosť či spôsob myslenia maximálne využiť.
Záverom
Schopnosť orientovať sa v komplexnej téme, riešiť problémy a spolupracovať s ľuďmi v skupinách sú tak cennými zručnosťami, až verím, že by kvôli nim mali pracovať aj ľudia, ktorí by nemuseli pracovať pre peniaze. Či už by šlo o prácu na polovičný úväzok alebo sezónne projekty, určite by poskytli udržiavanie kontaktu s reálnym svetom, spolutvorenie kolektívu a posilňovanie vôle prechádzaním každodennými, menšími či väčšími frustráciami. Práve tieto prínosy by mohli oceniť ľudia narodení do vyšších vrstiev spoločnosti, ktorí si potrebujú niečo vydobiť vlastnými silami, aby neboli márnotratní a dedičstvo svojich predkov nepremrhali.
P.S.: Samozrejme, že druhá zásada, myslenie v inštanciách, sa dá aplikovať aj na tento text. Uvažoval som teda, či by nebol vhodným začiatkom ďalšieho, inak zameraného blogu. Dospel som k záveru, že by som na neho nemal dostatok času, ani podnetov. Tiež som nechal umelú inteligenciu preložiť niektoré časti tohto článku do angličtiny a hodnotil jej výsledok. Preklad bol presvedčivý, no nestačil na prelomenie obáv z toho, koľko času by si vyžiadali prípadné opravy, preto som sa rozhodol (zatiaľ?) sa nesnažiť o expanziu do anglických verzií blogových článkov.
Žiadne komentáre:
Zverejnenie komentára
Komentáre sa objavia po schválení moderátorom.